Secretaria administrativa e respetivas funções

Que se espera do chefe em relação à secretária?
- que seja agradável e comunicativo;
- que demonstre respeito e compreensão pela secretária;
- que seja educado, tenha bons modos e cuidado com a sua imagem pessoal;
- que aprecie o trabalho realizado pela secretária; que demonstre interesse pelo trabalho que faz; o trabalho da secretária tem a importância de ser a chave que permite desenvolver o trabalho do chefe;
- que saiba distinguir o trabalho profissional da sua vida profissional;
- que deixe claro quais as tarefas a realizar;
- que dê tempo para que as tarefas possam ser bem realizadas;
- que saiba ouvir quando lhe é pedido alguma aclaração sobre o trabalho;
- que transmita confiança e deixe tomar decisões sobre o trabalho;
- que saiba delegar;
- que a remuneração seja proporcional ao esforço, responsabilidade, dedicação e importância do trabalho.
Em resumo, a secretária espera do seu chefe respeito, confiança e que o demonstre nas atitudes.

Funções do Departamento de Secretariado
- Recepção e atendimento dos que sejam clientes ou não que procurem a empresa;
- Cuidar da imagem da empresa;
- Registar e distribuir o correio do departamento;
- Arquivar todo e qualquer documento;
- Atender o telefone com educação e com um sorriso no rosto tendo em conta a imagem da empresa;
- Transferir as chamadas telefónicas aos respectivos chefes;
- Programar e organizar a realização de eventos, reuniões, actos sociais, etc., pelos chefes;
- Programar e organizar deslocações de trabalho e viagens quer internas quer externas;
- Gerir as agendas de trabalho;
- Elaborar diferentes documentos (cartas, contratos, etc.)
…
Funções do secretariado pessoal de direcção
As funções de secretariado visam facilitar o trabalho da direcção: 
- Gerir a agenda do chefe;
- Gerir a entrada e saída de correspondência (registada, arquivo, etc.);
- Gestão informática: elaborar documentos pertinentes para a adirecção (cartas comerciais, acordos, contratos, actas, informações, etc.);
- Criação e gestão de bases de dados;
- Gestão telefónica: seleccionar a transferência de chamadas para o director, facilitar as chamadas do director para o exterior, etc.;
- Organização de:
- Eventos, reuniões de trabalho, etc.
- Viagens nacionais e internacionais.
- Elaboração de actas das reuniões;
- Seguimento e acompanhamento do cumprimento dos acordos decididos nas reuniões;
- Recepção das visitas programadas ou imprevistas;